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Microsoft Teamsの「一般」チャネルの使い方|え、削除できないの?

マイクロソフト Teams 一般チャネルの使い方貿易実務・事務処理

こんにちは。

とあるメーカーで貿易実務に関わって20年超の神高(かんだか)です。

リモートワーク、在宅勤務にともない、Microsoft Teams(マイクロソフト・チームズ)を使う場面が増えたものの、逆に謎(なぞ)も深まっていませんか?

ぼくの勤務先も、Teams の活用が徐々に広まってきましたが、わかりにくいこともまだまだあります。

たとえば、チーム( team )作成した時に自動的に作られる「一般」チャネル。

(注:昔ながらの「チャンネル」というワードも使われます)。

「一般」チャネルって、削除はできないし、名前も変更できない。

どうやって活用するのだろう、なんてね。

今回は、「一般」チャネルの活用法について、マイクロソフトの公式サイトを読みながら、ぼくなりの「答え」を見つけたので共有しておきます。

この記事を読んでいただければ、消せない「一般」チャネルを有効利用していただけるはずです。

Microsoft Teamsの「一般」チャネルの使い方|え、削除できないの?

リモートワーク

チャネル「一般」のもともとの意味を理解すれば、活用法をイメージしやすいでしょう。

英語版(オリジナル)の Microsoft Teams では、「一般」は「 general 」チャネルです。

つまり、「 special(特別、限定)」の反対語としての「 general (「一般」あるいは「共通」)」。

そして、日本語版と同様、以下の特徴があります。

  • チャネルの名前を「一般」から変えられない
  • チャネルを削除できない
  • チーム内の全員が登録者、つまり閲覧制限がない

この「3ないルール」と「 general 」という名前から、おわかりいただけるでしょう。

「一般」チャネルは、チーム内の「オープンスペース」としての活用が想定されています。

たとえば「海外調達チーム」という「 team 」がつくられていて、メンバーも招待されているのに「非公開」のチャネルばかりで構成されていたら、どうでしょう。

それなら、電子メールでやりとりすれば良い話ですよね。

マイクロソフトのチームズは「基本、情報をオープン(共有)する」点に大きな特徴があります。

ですから、「チームを一度作ったら、このスペース(掲示板)で情報共有をしてね」という意図で用意されるのが「 一般(ジェネラル)」チャネルと解釈するべきなのです。

Teams 「一般」チャネルは共通の掲示板|「雑談コーナー」ではない

以上の成り立ちからおわかりいただけるとおり、「一般」チャネルは「雑談コーナー」ではありません。

むしろ、チーム内のメンバーで「必ず」共有した方が良い情報を書き込むべきでしょう。

たとえるなら、共通の掲示板だからです。

たとえば、以下のような情報の掲示が想定されます。

  • 定例会議の場所や時間の再確認、変更情報
  • メンバーなら知っておきたい業界の重大ニュース
  • メンバー向けに購入した参考図書の紹介、貸出情報

もちろん、これらの情報がひんぱんにチャットで飛び交うのであれば、専用のチャネルをつくっても良いでしょう。

専用の「業界ニュースチャネル」をつくって、有志がどんどんアップロードする。

参考図書を月に何冊も購入する部署なら「共有図書」チャネルに本のリスト、要約や気づきを集めるのも面白いでしょう。

だから、逆に「一般」チャネルは、最初の数回のテストを除いて「雑談」を書き込むのはやめましょう。

チームの共通掲示板がラクガキだらけでは、本来必要な「書き込み」がはるか上に消えてしまい、追えなくなります。

実際、ぼくの所属しているチームのいくつかには「雑談」チャネルがあり、その中は公序良俗に反しない内容なら何を投げても良いルールとしました。

ゴミはゴミ箱へ、雑談は雑談チャネルへ。

神高
神高

とはいえ、雑談のなかでこそ生まれる気づきもあります。
ゴミがゴミで終わらない可能性も、大いにありますよね。

Teams 「一般」チャネルは削除できないけれど「閉鎖」「使用を禁止」できます

Teams 「一般」チャネルは削除できないのですが、「閉鎖」「使用を禁止」することで、実質的に「利用を制限」できます。

具体的には「チャネルの所有者以外からの投稿を禁止」するのです。

マイクロソフトの Teams 公式サイトも「ノイズを低減できる」と提案しています。

ここでいう「ノイズ(笑)」というのは、メンバー同士が勝手に重要ではないやり取りを「一般チャネル」で始めてしまい、重要な情報がはるか上の方に流れ、埋もれてしまう現象を指しているのでしょう。

神高
神高

「モデレーション( moderation )」は本来「節度」「穏健」という意味ですが、IT 業界ではニュースサイト(ヤフコメとか)のコメントなどで「害のある書き込み」「無意味なコメント」を削除、整理する意味があるそうです。

とはいえ、まったく Microsoft Teams や slack に触ったことがない組織なら、メンバー同士が情報を交換するところまでもが一つのハードルです。

ぼく個人でも無料で「ビジタブル」読者さん向けの slack を始めていますけれど、メンバー同士がやり取りをされるようになって、一気にコメントが増えた実感がありますからね。

一対一のやり取りだけでは、情報量なんてたかが知れています。

ですから、最初から「あれはダメ」「これは問題が起こるかも」なんて禁止せずに、一般チャネル内での書き込みも試していくべきだろうと思います。

慣れてくれば、テーマごと、目標ごとに個別のチャネルを創ればよいのですから。

Microsoft Teamsの「一般」チャネルの使い方|え、削除できないの?|まとめ

ここまでの内容をまとめます。

Microsoft Teams、せっかくの新しいツールなので、慣れるまではドンドン珍しい機能を試してみれば良いと思います。

メンション(アットマークを使った通知機能)にしても、毎朝、個人的なコメントを@team、@channel するような人が出ないのであれば、特に制限しなくとも深刻な問題にはならないだろうと。

神高
神高

逆に、何もかも組織あてにメンションするような人が現れたら、たぶん疲れているので少し休ませてあげましょう。いろいろな意味で、余裕も大切です。

仕事上のコミュニケーションにおいても、笑える絵文字をもっと使ってかまわんと勝手に思ってますしね。

リモートワークが徐々に減っていったとしても、マイクロソフトチームズや slack による情報共有はこれからの日本を変えていくような気がします。

日々の仕事は、ありふれた情報の共有で成功に近づき、ちょっとした伝達ミスで問題が深刻化しますのでね。

Arrival Notice が届いていたのに、気づかなかった、なんて、本当にちょっとしたことでしょう?

今回のコロナウイルス問題で、マイクロソフトは大企業なら Office 365 E1、250名くらいまでの中小企業なら Microsoft 365 Business Basic を最大6ヶ月、無償で提供します。

無料期間が終わっても、Business Basicなら一人あたり月々500円ちょっとですから、日本でもっと広がっても良いと思うんだけどな。

ちなみに、ぼくは個人でも Microsoft 365 Business Basic を契約しています。

OneDrive 1TBが特に便利ですね。

ブログ「ビジタブル」内でも、エクセルやパワーポイントを共有できるので助かります。

管理人の自己紹介
この記事を書いた人
Tohma Kandaka

神高 十真(かんだか とおま)
1974年9月生まれ
地方企業(メーカー)の海外営業職
貿易実務、英語などを一緒に学ぶビジタブル|busitable の中の人
通関士試験合格(3科目)、英検1級、TOEIC 900点-(計測中)、日商簿記2級、知財技能士2級など

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