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Microsoft Teamsの「一般」チャネルの使い方|え、削除できないの?

マイクロソフト Teams 一般チャネルの使い方 貿易実務・事務処理

こんにちは。

とあるメーカーで貿易実務に関わって20年超の神高(かんだか)です。

リモートワーク、在宅勤務にともない、Microsoft Teams(マイクロソフト・チームズ)を使う場面が増えたものの、逆に謎(なぞ)も深まっていませんか?

ぼくの勤務先も、Teams の活用が徐々に広まってきましたが、わかりにくいこともまだまだあります。

たとえば、チーム( team )作成した時に自動的に作られる「一般」チャネル。

(注:昔ながらの「チャンネル」というワードも使われます)。

「一般」チャネルって、削除はできないし、名前も変更できない。

どうやって活用するのだろう、なんてね。

今回は、「一般」チャネルの活用法について、マイクロソフトの公式サイトを読みながら、ぼくなりの「答え」を見つけたので共有しておきます。

この記事を読んでいただければ、消せない「一般」チャネルを有効利用していただけるはずです。

Microsoft Teamsの「一般」チャネルの使い方|え、削除できないの?

リモートワーク

チャネル「一般」のもともとの意味を理解すれば、活用法をイメージしやすいでしょう。

英語版(オリジナル)の Microsoft Teams では、「一般」は「 general 」チャネルです。

つまり、「 special(特別、限定)」の反対語としての「 general (「一般」あるいは「共通」)」。

そして、日本語版と同様、以下の特徴があります。

  • チャネルの名前を「一般」から変えられない
  • チャネルを削除できない
  • チーム内の全員が登録者、つまり閲覧制限がない

この「3ないルール」と「 general 」という名前から、おわかりいただけるでしょう。

「一般」チャネルは、チーム内の「オープンスペース」としての活用が想定されています。

たとえば「海外調達チーム」という「 team 」がつくられていて、メンバーも招待されているのに「非公開」のチャネルばかりで構成されていたら、どうでしょう。

それなら、電子メールでやりとりすれば良い話ですよね。

マイクロソフトのチームズは「基本、情報をオープン(共有)する」点に大きな特徴があります。

ですから、「チームを一度作ったら、このスペース(掲示板)で情報共有をしてね」という意図で用意されるのが「 一般(ジェネラル)」チャネルと解釈するべきなのです。

Teams 「一般」チャネルは共通の掲示板|「雑談コーナー」ではない

以上の成り立ちからおわかりいただけるとおり、「一般」チャネルは「雑談コーナー」ではありません。

むしろ、チーム内のメンバーで「必ず」共有した方が良い情報を書き込むべきでしょう。

たとえるなら、共通の掲示板だからです。

たとえば、以下のような情報の掲示が想定されます。

  • 定例会議の場所や時間の再確認、変更情報
  • メンバーなら知っておきたい業界の重大ニュース
  • メンバー向けに購入した参考図書の紹介、貸出情報

もちろん、これらの情報がひんぱんにチャットで飛び交うのであれば、専用のチャネルをつくっても良いでしょう。

専用の「業界ニュースチャネル」をつくって、有志がどんどんアップロードする。

参考図書を月に何冊も購入する部署なら「共有図書」チャネルに本のリスト、要約や気づきを集めるのも面白いでしょう。

だから、逆に「一般」チャネルは、最初の数回のテストを除いて「雑談」を書き込むのはやめましょう。

チームの共通掲示板がラクガキだらけでは、本来必要な「書き込み」がはるか上に消えてしまい、追えなくなります。

実際、ぼくの所属しているチームのいくつかには「雑談」チャネルがあり、その中は公序良俗に反しない内容なら何を投げても良いルールとしました。

ゴミはゴミ箱へ、雑談は雑談チャネルへ。

神高
神高

とはいえ、雑談のなかでこそ生まれる気づきもあります。
ゴミがゴミで終わらない可能性も、大いにありますよね。

Teams 「一般」チャネルは削除できないけれど「閉鎖」「使用を禁止」できます

Teams 「一般」チャネルは削除できないのですが、「閉鎖」「使用を禁止」することで、実質的に「利用を制限」できます。

具体的には「チャネルの所有者以外からの投稿を禁止」するのです。

マイクロソフトの Teams 公式サイトも「ノイズを低減できる」と提案しています。

ここでいう「ノイズ(笑)」というのは、メンバー同士が勝手に重要ではないやり取りを「一般チャネル」で始めてしまい、重要な情報がはるか上の方に流れ、埋もれてしまう現象を指しているのでしょう。

神高
神高

「モデレーション( moderation )」は本来「節度」「穏健」という意味ですが、IT 業界ではニュースサイト(ヤフコメとか)のコメントなどで「害のある書き込み」「無意味なコメント」を削除、整理する意味があるそうです。

とはいえ、まったく Microsoft Teams や slack に触ったことがない組織なら、メンバー同士が情報を交換するところまでもが一つのハードルです。

ぼく個人でも無料で「ビジタブル」読者さん向けの slack を始めていますけれど、メンバー同士がやり取りをされるようになって、一気にコメントが増えた実感がありますからね。

一対一のやり取りだけでは、情報量なんてたかが知れています。

ですから、最初から「あれはダメ」「これは問題が起こるかも」なんて禁止せずに、一般チャネル内での書き込みも試していくべきだろうと思います。

慣れてくれば、テーマごと、目標ごとに個別のチャネルを創ればよいのですから。

Microsoft Teamsの「一般」チャネルの使い方|え、削除できないの?|まとめ

ここまでの内容をまとめます。

Microsoft Teams、せっかくの新しいツールなので、慣れるまではドンドン珍しい機能を試してみれば良いと思います。

メンション(アットマークを使った通知機能)にしても、毎朝、個人的なコメントを@team、@channel するような人が出ないのであれば、特に制限しなくとも深刻な問題にはならないだろうと。

神高
神高

逆に、何もかも組織あてにメンションするような人が現れたら、たぶん疲れているので少し休ませてあげましょう。いろいろな意味で、余裕も大切です。

仕事上のコミュニケーションにおいても、笑える絵文字をもっと使ってかまわんと勝手に思ってますしね。

リモートワークが徐々に減っていったとしても、マイクロソフトチームズや slack による情報共有はこれからの日本を変えていくような気がします。

日々の仕事は、ありふれた情報の共有で成功に近づき、ちょっとした伝達ミスで問題が深刻化しますのでね。

Arrival Notice が届いていたのに、気づかなかった、なんて、本当にちょっとしたことでしょう?

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ちなみに、ぼくは個人でも Microsoft 365 Business Basic を契約しています。

OneDrive 1TBが特に便利ですね。

ブログ「ビジタブル」内でも、エクセルやパワーポイントを共有できるので助かります。

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