VLOOKUPからMS POWER BIへ|超簡単なデータ結合法とは?

簿記の基礎

こんにちは。

海外営業や貿易実務に関わって20年超の神高(かんだか)です。

製造業に限らず、商社、小売、物流などでも、二つ以上の部門の実績表(テーブル)やパラメータ(価格表や原価標準、工数の標準など)をエクセルで結合したい場面って、ありますよね?

たとえば「地域ごとの売り上げ推移」と「会計処理(簿記上の)データ」などは、中小企業や個人事業だと別々に管理しているんじゃないかな、と想像します。

というのも、事務処理が IT 化(手作業からパソコンへの移行)した時期って、仕事によって違うと想像するからです。

たしかに、会計ソフトの導入が先だった。顧客管理( CRM )とか、細かい売り上げの生データもあるにはあるけど、支店のパソコンに入っているから整理できてなくて……

こんな具合に。

そんな時に便利なフリーソフト Microsoft Power BI を職場の同僚に教えてもらったので、皆さんにもご紹介します。

Microsoft Power BI と エクセルの拡張機能 Power Query を組み合わせれば、データの結合に時間を使わずに済みます。

神高
神高

ちなみに、Power Query は、ダウンロード版(オンプレミス)の Excel 2016 以降であれば、最初から付いてます。

古いエクセルでの導入方法は Takeshi Kagata 様が Qiita 内できれいにまとめてくださっています。

古いバージョンのセクセルしかない人は、システム管理者に相談してインストールさせてもらいましょう。

VLOOKUPからMS POWER BIへ|超簡単なデータ結合法とは?

Power BI は大規模なデータを直感的に扱えるツールです。

特にエクセルと連携した Power Query 機能が大変便利でしてね。

SQL でいうところのジョイン(JOIN: テーブルを参照して条件を満たす行を「横に」結合する機能)を直感的に行えます。

ユーザー間のデータ共有に制限を受ける範囲(つまり、自分ひとりでレポートを整理するレベル)なら、無料で使えます。

Power BI があれば、VLOOKUP や MATCH/INDEX の結合は要らない

マイクロソフト社屋

エクセルを使ったデータ分析の初歩について、少し具体的なお話をしましょう。

共通の管理番号などを頼りに二つのテーブルを結合したい。

そんな時に一番に思いつくのは EXCEL の VLOOKUP 関数、あるいは MATCH と INDEX の組み合わせではないでしょうか?

  • VLOOKUPの場合:=VLOOKUP(検索値,一覧表範囲,一覧表の何列目を表示するか,FALSE)
  • MATCH&INDEXの場合:=INDEX(求める値がある範囲,MATCH(検索値,検索する値がある範囲,0))

直感的には VLOOKUP が判りやすいと思われる。一意的に決まる(二重に使っていない)製造番号、あるいは注文番号などをキーとして、2番目、3番目のテーブルを右側に結合していけば、一つの大きなテーブルにできます。

MATCH – INDEX の組み合わせでも同様の計算はできます。

ただ、いずれもエクセルの処理能力の制限を受けるので、数万行となると動作が重くなったり、最悪、フリーズして計算が止まってしまいます。

そんなときに Power BI は便利です。

Power BI ( Business Intelligence )とは結局、どんなツールか

Power BI は、会社にある日々のデータ、売り上げや生産、顧客情報、価格の変化などのデータをグラフやテーブルに直感的に変換し、頭の中の整理を助けてくれるツールです。

そして、その元となるデータを、同じく直感的に結合したり集計したりする機能を持っています。

Power BI Desktop は、ピボットテーブルとピボットグラフをもっとわかりやすく、しかも何万行にも及ぶデータであっても取り扱いできるようにしたソフトといえるでしょう。

大きなデータ、いわゆるデータベースを扱うには、従来は RDBM (relational database management system)を扱える SQL 言語の理解が不可欠だった。

ぼくはその種の仕事に従事したことがなく、正直詳しくないが、たとえばテーブル(データの集合)を結合する(生産履歴と販売履歴などを一つの集合体にする)には「 join 」という関数を使います。

しかし、Power BI はそのようなことを知らなくとも、別々のデータを一つのテーブルに結合する機能を兼ね備えています。

なお、先ほど紹介したマイクロソフトのリンク内は 64 ビット版となっています。

一応、32 ビット版もサイト内を検索してもらえば発見できますが、正直、動作が遅いのと、自動アップデートに対応してないので、可能であれば 64 ビット版をおすすめします。

Microsoft はすでにクラウドサービスに軸足を置いている

GAFA なんて言われるものだから、マイクロソフトは今の IT 業界では出遅れているのか、なんて印象を持っているかも知れません。

実際、ぼくもそう思っていました。

しかし、調べてみると2018年11月の時点で、マイクロソフトは Apple の時価総額を抜くほどに勢いがあるんですね。

当時、市場が評価したのは、マイクロソフトの変革姿勢、特にクラウドに関する将来性だとも言われています。

その後、リモートワークの広がりで Microsoft Teams は新しい時代のツールとして認知されつつあります。

確かに自分でアクセスしてみれば、90年代、あるいは MS-DOS の頃からの付き合いの世代は、マイクロソフトの変貌ぶりに驚くことでしょう。

Chrome のアドオンに、エクセルのクラウド版が無料で用意されているくらい、企業としての姿勢が変わっています。

なんというか、オープンにしながらすべてを取り込んでいく戦略、ですかね。

一部の機能が制限されているものの、一般的な事務作業であれば十分な機能で、ピボットテーブルやグラフなども使えるし、エクセル形式でファイルの保存もできます。

学生、あるいは会社のパソコンを持って帰れないルールになっている若いビジネスマンのエクセルの練習には持ってこいです。

あのマイクロソフトでさえ、自ら変わっていることに驚きます。

ぼくも、変わらなきゃな。

Excel に追加される Power Query 機能単独でも使いやすい

Power BI の概要、くわしい使い方は、動画で学べます。

4分ほどに特徴が凝縮されていて、日本語の字幕が欲しければ、右下の「歯車」マークをクリックし、字幕→日本語(自動生成)を選んでみましょう。

Intro to Power BI service (4-0)

さきほど事例として紹介したような各部門が別々に集計したデータ、たとえば製造部門と販売部門、さらに物流部門などを、一つの共通のコード、たとえば受注番号、あるいはプロジェクト番号、などといった名称で呼ばれる、一つの取引で固有の番号を用いて一つのデータ(テーブル)とすることができます。

最後に、マイクロソフトの公式サイトがアップした動画をご紹介。

途中(13分50秒あたり)からエクセルデータをどう扱うか、具体的にわかりやすく説明してくれているので、興味がある人は、そこから視聴されれば良いでしょう。

【Power BI for Office 365 基本操作】サービスの概要について ※The Microoft Concerence 2013

さすがにマイクロソフトともなると、驚くほど視聴しやすく、わかりやすい動画です。

解説してくれているお姉さん(輪島文シニアプロダクトマネージャー(当時))の声も、クリアで美しい。

マーケティングには WOW! が必要だと言われていますけれど、まさに WOW! なレベルです。

プレゼンの学習用としても秀逸じゃないですか、これ。

本当の「働き方改革」は、精神論ではなく、こういったツールからもたらされるのだと思います。

VLOOKUPからMS POWER BIへ 簡単なデータ結合法とは?【まとめ】

最後に今回の内容をまとめておきましょう。

Power BI の説明や資料はどうしても英語版、あるいは翻訳したものがまだまだ多いのが実情です。

ここまでのソフトなのに、なかなか日本では浸透してないんだな、と残念。

かくいうぼくも、知ったのはごく最近なのですが(笑)

Google Analytics のような見た目のリアルタイムな統計資料をすぐに作れます。

今後、これがあれば、ピボットテーブルを使った月次のレポート作成(生産報告や営業報告など)など不要になるかも知れません。

このソフトが描いたグラフを液晶テレビなどに写し、データの切り取り方を変化させながら議論をすることができるからです。

いずれにしても、データ集計のたびにエクセルの vlookup や match/index の絶対参照や相対参照で悩む時代は終わりました。

これらのツールで、すぐにテーブルは結合でき、視覚化できます。

ぼく自身も、活用法を求めて、さらに勉強を続けてみたいアプリです。

管理人の自己紹介
この記事を書いた人
Tohma Kandaka

神高 十真(かんだか とおま)
1974年9月生まれ
地方企業(メーカー)の海外営業職
貿易実務、英語などを一緒に学ぶビジタブル|busitable の中の人
通関士試験合格(3科目)、英検1級、TOEIC 900点-(計測中)、日商簿記2級、知財技能士2級など

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