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貿易実務をテレワーク、リモートワークする方、予定の方へ|Microsoft Teams の活用法

リモートワーク貿易実務・事務処理

こんにちは。

とあるメーカーで貿易実務に関わって20年超の神高(かんだか)です。

2020年3月2日(月)から、一部の大企業は在宅勤務、いわゆる「テレワーク」「リモートワーク」を認めるようになりました。

あなたの勤務先はいかがでしょうか?

神高
神高

そのまえに、お体の調子はいかがですか?

お互い、体調管理に注意して、免疫力を保つようにしましょう。

取引先、とくに東京に本社をもつ大手企業は「在宅」あるいは「時差出勤」を決めるところも多数あります。

一方、ぼくが勤めるメーカーは、地方の中小企業ということもあり、基本的には「在宅勤務前提」のしくみを導入しません。(不満はないですよ、念のため)

とはいえ、出張中はリモートワークと同様の状況ですから、ぼくの今の仕事内容からすれば職場に出ないまま貢献できる可能性はあると考えています。

もちろん、自分が所属するチームや社内外の協力者の理解は必要ですけどね。

そんな時代が到来したときに便利であろう「 Microsoft Office 365 」に含まれている 「 Teams(チームズ) 」について紹介します。

このサービス、システム管理者の協力は必要ですが、もしあなたのアカウントが「 Office 365 」に登録されていれば、部外者まで参加できる「非公開のチャット」を「無料」で使えます。

Microsoft Azure Active Directory というツール経由でサーバーに情報が登録された「ゲスト」は、無料で使えるからです。

≫「 Office 365 サービス」の詳しい内容をみる

貿易実務をテレワーク、リモートワークする方、予定の方へ|Microsoft Teams の活用法

あなたの職場のパソコンに Microsoft Office 365 は導入されていますか?

オンライン版のワードやエクセルを会社のメールアドレス(ナントカ.co.jp)でログインしているのであれば、まず間違いなく Office 365 が導入されています。

ならば、Microsoft Teams をすぐに無料で導入できる環境が整っています。

この Teams 、何が素晴らしいのか。

それは、「ナントカ.co.jp」でログインした人なら誰でも見られて、それ以外の人はアクセスできない「掲示板」をすぐに作れることです。

TEAMS のチーム作成

メールって、宛先を決めてから発信しますよね?

でも、この Teams はログインしている人全員が好きな時にメッセージを読むことができます。

Microsoft Teams で特定の人にメッセージを送る時は「メンション機能」を使う

オープンな場(掲示板)でメッセージをやりとりするとき、特定の人に気づいて欲しい、注意を向けて欲しい時がありますよね?

そんな時は「メンション」という機能を使います。

といっても簡単で、@(アットマーク)のあとに名前を続けるだけです。

しかも、@と打てば自動的に「候補者」が出てくるようになっています。

さらに、社内全員の注意をひきたい時は「@channel」、自チーム内だけなら「@team」。

これだけで、パソコンで作業している仲間なら右下の小さい窓に、スマホを使っている人なら「通知」や「バッジ(アプリの肩に表示される注意マーク)」が注意を促します。

メンションの本質は「気づいてもらいやすくなる」こと。

必ず気づいて欲しいなら、チャットでメッセージを送り、電話をかけましょう。

Microsoft Teamsは社外の人も招待できる|Azure Active Directory で追加

貿易実務をしているのであれば、乙仲(フォワーダー)や関連会社と情報をオープンにして共有したい時がありますよね?

そんなとき、電子メールに CC: をたくさん入れて対応するのが、おそらくこの業界の一般的な姿だと思います。

ただ、徐々にリモートワークが進んでくれば、社外の人とも Microsoft Teams のようなチャットによる情報共有も進んでくると思います。

セキュリティを考慮した「クローズド」なチャットもすぐに作れるからです。

テスト的に始めたいのであれば、上司やシステム管理者と相談して、「 Azure Active Directory 」に特定の人を「ゲストユーザー」として招待できないか、検討してみましょう。

Azure Active Directory とは、マイクロソフトが提供しているクラウド内の「認証」と「認可」の機能を提供するサービスです。

勤務先の画面はスクショできないので、個人で契約している Office 365 の Azure Active Directory からサンプルを紹介します。

Azure Active Directory

この画面から、部外者のメールアドレスにアクセス権を与えることができます。

Microsoft Teams に関するところでは、社外の人(たとえば、メールアドレスが ナントカ@gmail.com の人でも)でも許可された情報にはアクセスできるよう、管理できます。

ですから、たとえば「〇〇社のXXを輸出するチーム」を作って、社外の担当者を招待すれば「@team」で情報共有できるんですよね。

「@△△さん、これから、■■の件で電話したいんだけど、時間あります?」みたいなメッセージを先に出すことで、よりスムーズなコミュニケーションが期待できます。

いま、それなりの IT システムを導入している企業であれば、「 Microsoft Teams 」の運用が追加費用がかからず、現実的でセキュリティも確保できるのではないかと思います。

Teams はビデオを使った無料通話なども充実していますからね。

副業や個人事業主でさえも使いやすく、維持費は月々500円ちょっとです。

≫「 Office 365 サービス」の詳しい内容をしらべてみる

また、いまは外出先のデータ通信も中速~低速の常時接続なら非常に安い。

ぼくは mineo (マイネオ)のデータ SIM を使っていて、月々1,000 円ちょっとの維持費です。

「パケット放題」の 500 kbps でも「高画質の動画」以外、たいていのことは可能。

Office 365 のオンライン版を外出先で使う、なって用途なら mineo(マイネオ)のデータ SIMで十分です。

使っていないスマホが家に眠っていたら、格安で復活させてしまいましょう。

テザリングで「ルーター」にもなりますし、家族そろっての「動画学習」にも使えます。

≫マイネオ( mineo )公式サイトで「パケット放題」をしらべてみる

「メンション( mention )」と「絵文字( emoji )」が使えたら便利

マイクロソフトチームズの威力は、「メンション( mention )」と「絵文字( emoji )」が使えたら飛躍的に増します。

メンションとは「@(アットマーク)」を使った「メッセージに気づきやすくなる」機能です。

一方、「絵文字( emoji )」とは、表情やイベントなどをイラスト化したものです。

Teams はカスタム絵文字こそ使えませんが、たくさんの標準外 Emoji(絵文字)

が用意されています。

絵文字を使うことで、リアクションのハードルが下がります。

「いいですね」とメッセージを残すのは躊躇しても、「いいね」ボタンを押すかどうか迷う人は少数でしょう?

職場の合理化はなかなか進まないから……|リモートワークのテスト中

ここまでの内容をまとめます。

と、紹介してきましたが、なかなか職場のリモートワークって進まないんじゃないかな、とも想像します。

というのも、貿易に関わる界隈では、いまだに FAX や電話を使ったやりとりが健在で、メールやチャットを導入するにしても「見逃したらどうするんだ?」という心配が尽きないからです。

たとえば、最大手のONE ( Ocean Network Express )でさえ、空コン(からのコンテナ)のピックアップを2018年半ばまでは FAX で対応していました。

でも、時代は変わっていきます。ゆっくりと、変化していきます。

中国は「無人搬送」と「 5G 」をとっくに実現していますから、そのシステムを日本に導入する総合商社などが現れてもおかしくはないのです。

ですから、準備できる人は、今から少しずつ準備していきたい。

これなら使える、と確認できたら職場にも還元していきましょう。

管理人の自己紹介
この記事を書いた人
Tohma Kandaka

神高 十真(かんだか とおま)
1974年9月生まれ
地方企業(メーカー)の海外営業職
貿易実務、英語などを一緒に学ぶビジタブル|busitable の中の人
通関士試験合格(3科目)、英検1級、TOEIC 900点-(計測中)、日商簿記2級、知財技能士2級など

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