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【虎の巻】貿易実務の電子メール、英文E-mailの構成とサンプルを公開|大切な3つのポイント

英語・仕事

こんにちは。

とあるメーカーで貿易実務に関わって20年超の神高(かんだか)です。

いまだに貿易実務における客先、取引先とのやりとり(いわゆるコレポン)は電子メール、FAXが多いのではないでしょうか?

となると、英語で何をどう書くか、伝えるか、というのは、非常に重要です。

というのも、日常的なやりとりは、顔もあわせたことがない「海外の貿易実務担当」とやり取りをして、時に数百万円から数億円という取引を行うからです。

しかし、英文作成はいつも悩ましい。

Google翻訳に日本語を入れてみても、しっくりきません。

ちきしょう、英文メールを書くときの「コツ」を知りたい。

そこで、ぼくの経験則から英文メールや FAX を書く上で注意したいポイントをご紹介します。

【虎の巻】貿易実務の電子メール、英文E-mailの構成とサンプルを公開|大切な3つのポイント

現役で海外営業や貿易実務に関わっている立場から、「虎の巻」とも呼べる3つのポイントに絞ってお伝えします。

貿易実務に限らず、エンジニアが客先の設計部門とやりとりするケースなどでも参考にしてください。

神高
神高

シンプルだけど大切な3つのポイント。

これらだけでも、相手のレスポンスは大きく変わりますよ。

宛先の名前(Dear Mr. や Ms. ~)をしっかり書きましょう|ポイント①

英文レターの書き方の参考書などでは、「 Dear Sir, 」や 「 Dir Sirs or Madams, 」といった表現で始まる例文があります。

たしかに、ある程度の格式をもったサイン付きのレターでは、会社から公式に出された雰囲気を出せるので、こういった形式も有用な場合があります。

しかし、貿易実務はコミュニケーションが命です。

形式的なことは極力排除して正確に伝えたい。

ならば、しっかり相手の名前を書きましょう。

スパムメールがあふれる今、あなたのメール自体を開いてもらえない心配があるからです。

もし、相手の名前が中華系の方なら苗字だけで「Ms. Wang」などと書かず、「 Ms. H. S. Wang 」としっかり苗字以外の情報も書くことをおすすめします。

中華系に限らず、東南アジアでは Ms. Helen Kim などと、やりとりを楽にするための仕事上の通称を持つ人もいますから、あれば併せてうまく使いましょう。

しかし、カンダカさん、Mr. や Ms. の後は苗字なんじゃないの ?

たしかに。

会話では、一般的にMr. や Ms. の後は苗字が来ます。

しかし、ビジネスの世界では相手にきちんと伝わるかどうかが大切です。

実際、メーカーに勤めていると商社や現地サプライヤーなど、いろいろメールを受け取りますが、形式にこだわるメールはそれほど多くありません。

神高
神高

もちろん、業界の作法というのがありますから一概に言えませんよ。

あくまで一般的な産業機械を扱うメーカーに勤める立場として、です。

取引先の中に同じ苗字の方がいるケース、たとえば Agency(エージェンシー、代理店) が同族(同じ苗字の人)で経営される場合など、わかりやすさのためには遠慮は要りません。

Mr. の後にはフルネームを続け、そのメッセージが誰宛てなのかを明確にしましょう。

そうすれば、メールの開封のスピードが上がりますし、誤って既読スルーされる可能性もぐっと下がります。

最近のスパムメールはそのあたりがわかってきていて、開封率を上げるため、宛名を書いてくるようになっています。

我々も、仕事上のメールがスパムメールと勘違いされるようではいけません。

慣れてくれば(特に米国の方)は、Hi, Kandaka-san, などといった感じでメールが入ってくるようになります。

そのあとは、徐々に格式は崩していけば良いでしょう。

(注:-san は日本企業と取引する企業間では、広く使われている便利な敬称( ? )です)

メールアドレス、電話番号など、自分の連絡先も最後にしっかり書く|ポイント②

メールの最後には、自分の連絡先(事務所の電話やFAX番号など)をしっかり書いておきましょう。

これは、相手に対する思いやりです。

貿易実務の担当者として、貨物を客先にスムーズに届けることを目的に仕事に取り組んでいる以上、少しでも相手(買主)の手間が省けるよう、工夫をするのです。

急に連絡を取る必要が生じてメールを検索した時、相手の連絡先の情報がないと少しガッカリですよね?

再度、メールを送り、返信がなければ名刺があれば名刺の電話番号に、なければ勤め先の代表番号に電話するしかありません。

相手の会社の代表電話しかわからなければ、どうしても取り次ぎまで時間がかかります。

もし、メールに連絡先が書かれていれば、そのやりとりの時間を、お互いに節約できます。

マイクロソフトの OUTLOOK など、メールを扱うソフト(メーラー)には一定の文字列をメールの最後に自動的に設定、挿入してくれる機能がありますから、ぜひ活用してください。

ぼくの場合は、以下のような形式を自動的に挿入します。

Tohma Kandaka (神高 十真)(Mr.)
XXXXX Section, XXXXX Co., Ltd.
E-mail : t-kandaka@XXXXXX.co.jp
TEL: +81 (0) XX-XXX-XXXX
FAX: +81 (0) XX-XXX-XXXX

この後に日本語版の同じ内容を続けて、発信する直前に「使わないほう(英文なら日本語の連絡先)」を消すようにしています。

メールの最初と最後に、何をして欲しいか、はっきり書きましょう|ポイント③

仕事で送るメールであれば、単なる「季節のあいさつ( season’s greetings )」ではなく、何か目的があるはずです。

輸出を例に、考えてみましょう。

  • 添付書類の内容を確認して欲しい(問題なければ返信不要)
  • 添付書類の内容を確認して了承して欲しい(返信が必要)
  • 予定した船が遅れるのを了承して欲しい(返信が必要)

これらの他にも、

  • 「積み残した部品をノンコマで別送するので、確実に受け取って欲しい」
  • INCOTERMS の条件が変わったので、契約書の改訂版にサインをして返して欲しい」
  • 「船積み時期を逆算したいので、信用状の開設時期を教えて欲しい」

などなど、いくつかのパターンが考えられます。

これらに共通しているのは、「相手に何かをしてもらいたい」ということです。

であれば、「①相手にしてもらいたいこと」をまず書き、「②理由」を述べ、最後にもう一度「③して欲しいこと」を書くのが最もシンプルで意図が伝わりやすいフォーマットになります。

便宜上、番号を振って例文を考えてみましょう。

  1. 今回、船積スケジュールの調整をするためにメールを差し上げました。
  2. ○○号のスケジュールが遅れ、XX港に寄港しないことになったためです。
  3. 新しい船便の候補は以下の2つです。いずれか選択ください。確認のメールを待ちます。

といった具合です。

貿易実務のメール風にライティングしてみると、たとえば最初の例であれば、以下のようになります。

  1. This message is for requesting you to adjust this shipping schedule.
  2. It is because the planned M/V “OO” is delayed and she will skip XX port this time.
  3. Please choose an alternative plan from the following (A)(B) and (C) and confirm it by return.
  4. (この後、ETD や ETA を使って候補のスケジュールを箇条書きにします)

1に「してほしいこと」、2に「理由」、3に「してほしいこと(より具体的に)」の形式にしています。

今回紹介した例文が自然か、正確か、といった議論はあるでしょう。

一応、TOEIC は900点を超え、英検も1級まで持っていますが、留学経験者のようには英文を読み書きできませんし、いまだにドラマや映画の英語はチンプンカンプンです。

ただ、実際のビジネス(特に、企業間の取引、BtoB)の現場については、ある程度、わかっているつもりです。

「メーカー」や「商社」であれば(かなりの大手企業であっても)この程度の英語が広く使われており、十分に意思疎通はできます。

だから、英語を書くことに遠慮は無用です。臆さず、どんどん書きましょう。

……すみません、本題に戻って、もう一度。

  1. 今回、船積スケジュールの調整をするためにメールを差し上げました。
  2. ○○号のスケジュールが遅れ、XX港に寄港しないことになったためです。
  3. 新しい船便の候補は以下の2つです。いずれか選択ください。確認のメールを待ちます。

この2の「理由」が、各担当者の工夫のしどころです。

実務担当者同士の人間関係、あるいは依頼内容の難易度とお互いの立場を考慮しながらメッセージを送るとスムーズに話が進みます。

というのも、「貿易実務者」だけで「決められる」ことと「決められないこと」があるからです。

買主側の実務担当者の性格、社内調整能力、こちらからの依頼内容の難易度(たとえば、買主側で追加費用が発生する場合など)によって、こちらが得られる結果も変わります。

何でも「本当の事」を言えば良いというわけではありません。

「リアリティ」、そして「十分な理由の説明」が大切です。

ここでは「予定した船の抜港(ばっこう、当初の予定を変えて港に寄らないこと)」を理由に挙げています。

場合によっては嘘(というと語弊がありますが、盛った話、方便)を使いながら一所懸命、説明することで、説得力が増します。

たとえば、

  • 〇〇日から日本が長期休暇に入るから、フリータイムを〇〇日まで延ばしてください」
  • 〇〇ごろから倉庫の改修予定があるから、船積を1週間待ってください」

太字の部分を書いておくだけで、得られる結果は明らかに違います。

もちろん、嘘ばかり書いていると、自分でも何が本当かわからなくなるのでやめましょう。

精神も荒んできます。

ただ、「同じ情報」「正しい情報」でも伝え方で「回答(レスポンス)」に差が出ます。

というか、職場の若い人や外部から入ってくるメールの場合、そもそも「たしかな理由」があるのに「伝えていない」ケースも多いのです。

だから、一行でいいから、ひと手間かけて「理由」を書けば、リアクションに差が出ます。

そうすれば、「まあ、広島商店)Mr. Kandaka側の事情も仕方ない面があるから、今回は先方の要求通りでOKするかな」とアユタヤ商事の窓口)Ms. チナワットとその上司は判断してくれる、かも知れません。

神高
神高

登場人物は架空ですよ、念のため

まとめ:貿易実務でも用途、目的にあった英語表現がある

今回の復習をしておきましょう。

料理はひと手間で美味しくなる、と言います。

コミュニケーションも同じです。

ましてや、海外の人が相手ですから……。

英文ビジネスレターの書き方、といった本は手元にいくつかあり、時々参照しています。

ただ、海外営業や海外調達ならまだしも、メーカーの貿易実務に使うには、ちょっと複雑な表現が多いように思います。

中には、Please を多用しないように、といったアドバイスがあったりするのがそうです。

しかし、貿易実務においては、Please は遠慮なく使ってかまいません。

まさに依頼していることがはっきりするわけで、むしろ使うべきです。

Please reply なのか Please accept なのか、はたまた Please return it with your signature なのか、相手もこのように書けばこちらの真意をくみ取ってくれます。

もちろん、目標を高く持ち、将来、仕事の幅を広げるために英文レターや英文メールのパターンを頭の中にストックしておくことは、非常に有益です。

新商品紹介のレターで Please を連発しておれば、どうしても稚拙な印象になってしまいます。

「この会社、大丈夫なのか? 」とお客様に心配されるかも知れません。

しかし、大々的に出すプレスリリース並みの高度な内容なら、なにも自分で書く必要もありません。

最後は専門の会社、ネイティブに任せてもいい。

その時に、打ち合わせができる程度に勉強しておけば十分でしょう。

日々の貿易実務は違います。

「正確な情報伝達」そして「相手に正しく対応してもらう」のが貿易実務で「英文を書く目的」なのです。

今回お伝えした3つ、是非、実際の仕事で試してみてください。

一つのフレーズで反応が変わってくることに驚かれると思いますよ。

神高
神高

「こんな時にどう書こうかな」など疑問があれば「お問い合わせ」からどうぞ。

お答えできる内容やボリュームなら、お返事しますよ。

管理人の自己紹介
この記事を書いた人
Tohma Kandaka

神高 十真(かんだか とおま)
1974年9月生まれ
地方企業(メーカー)の海外営業職
貿易実務、英語などを一緒に学ぶビジタブル|busitable の中の人
通関士試験合格(3科目)、英検1級、TOEIC 900点-(計測中)、日商簿記2級、知財技能士2級など

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