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Microsoft Teamsの@mentionsの本質~失敗しない Teams の使い方とは?

ホワイトボードのある部屋貿易実務・事務処理

こんにちは。

とあるメーカーで貿易実務に関わって20年超の神高(かんだか)です。

地方の中小企業に勤める身ですけど、さすがにリモートワークの機会が増えてきました。

マイクロソフト( Microsoft )のチームズ( Teams )には、slack (スラック)同様にメンション( mention )機能ってありますよね?

アットマーク(@)に続けて

  • 個人名(@個人名)
  • チーム名(@team、@チーム名)
  • チャネル名(@channel、@チャネル名)

を付けたものを本文中に入れると、「注意を引く(マイクロソフト公式の言い方)」ことができる、というものです。

ただ、@(アットマーク)からの連想から、最初、電子メールの宛名(あてな、to や cc )と同様の機能だと勘違いしていたんですよ。

お恥ずかしい(笑)。

わかったつもりが、一番よろしくない。

で、数ヶ月使ってきて気づきました。

メンション機能の本質、それは「気づいてもらいたい人に、気づいてもらいやすくなる」ということです。

「宛先」機能、「呼び出し」機能ではないので、ぼくのような失敗しないようにご注意ください。

Microsoft Teamsの@mentionsの本質~失敗しない Teams の使い方とは?

Microsoft Teamsの@mentions(メンション)の本質、それは「宛先」じゃない、ということ。

メールの「 だれそれ@XXX.co.jp 」とはまったく違い、「気づいて欲しい人の名前を本文中で@付きで出す」ことで、その人が「メッセージに気づきやすくなる」という機能です。

この「気づきやすくなる」というところが大切で、「気づいてもらえる」わけではありません。

メンション付きのメッセージを発信すると、

  • パソコンの前に座っていれば、右下に通知が出ます。
  • スマホをいじっていれば、メッセージが出ます。

ただし、パソコンの前におらず、またスマホもポケットに入れた状態では、おそらく気づきません。

スマホのメッセージ(通知)に全部、音を付けている人なら、ポケットから携帯を取り出してくれるかも知れませんけどね。

緊急で連絡を取りたいのであれば、電話番号による呼び出し、あるいは Teams の会議(呼び出し)を使いましょう。

特定の人とやり取りしたいなら、「メンション」ではなく「チャット」機能を使います

Teams の場合、特定の人とやり取りしたいなら、「メンション」ではなく「チャット」機能を使います。

パソコンであれば、画面左に

  • 最新情報
  • チャット
  • チーム
  • 予定表
  • 電話
  • ファイル

って並んでいますよね。その「チャット」です。

「メンバー、名前またはグループの入力を開始します」

と書かれた中に、直接、文字で連絡を取りたい人の名前やメールアドレスを入れてください。

たとえば、「佐藤」とか「sato-」って打ったあたりで、該当する人が居れば候補者が表示されます。

もちろん、組織内に佐藤さんが何十人もいるなら、下の名前の一部も必要になるかも知れません。

マイクロソフト側のサーバーの負荷によって、入れる文字数も変わるようです。急激に利用者が増えましたからね。

サーバーに登録されている人であれば、自動で「候補者」が表示されますから、あとはクリック(タップ)して確定してください。

なお、チャットは「電話をする前の確認」に良いですね。

上司の人、忙しい人に「今、少しお時間よろしいですか?」なんてメッセージを入れてから電話をすれば、相手の方も心穏やかに対応してくれる、かもしれません(笑)。

さて、「メンション」と「チャット」が使えるようになれば、Teams を「最低限、使える」レベルですけれど、絶対に注意しなければならないことがあります。

使い始めたばかりの人は、これだけは読んでいってください。

神高
神高

この内容、職場の後輩にも伝えているんです。

自戒もこめて……。

チーム内で誹謗中傷(悪口)を書き込むのはやめましょう|大きな失敗を避けるために

チームズ( teams )で起こりうる大きな失敗、それは「チーム」内に書いてはいけないことを書いてしまう、ということです。

うっかり他人に読まれるかも知れない場所に「特定の個人あてのメッセージ」や「誹謗中傷」「誰かの悪口」などを書いてはいけません。

まず、最初に意識しておかねばなりません。

  • 「チーム」は、部屋のようなもの
  • 「チャネル」は、その部屋の中の仕切られたスペース(パーティション)

作り立てのチームには「一般」と名付けられたスペースだけが設けられている、と想像してください。

で、そこでの発言はすべて、サーバーに記録され、永久に残ります。

サーバーに記録されたデータは、いわばそこに置かれた「ホワイトボード」です。

後から部屋に入った人(招待されたメールアカウント)なら誰でもその記録を読めることは、常に意識しておきましょう。

  • Teams は「電子メール」と違って、基本、オープンなスペースであること
  • チームに誰が後からメンバーとして追加されるか、わからないこと

この2点は、Teams を使う以上、絶対に忘れてはダメです。

電子メールだと(本当は良くないことですけど)愚痴とか悪口と取られるような発言とか、うっかりしてしまうケースもあるとは思うんです、正直。

この仕事、押し付けられたんだけど、本当は○○さんが最後まですべきなんじゃないの?
○○さん、出張って言ってたけど、二日目の日の朝、うちのカミさんがイオンで見かけたって……
まあ、いろいろ思いつきますけど、このへんで。

メールって、不正にログインされでもしないと他人に読まれないから、つい気が緩むときがあります。

でも、Microsoft Teams は「部屋」ですから、後から誰が入ってきても構わないようなことしか、その「ホワイトボード」に残してはいけません。

実際、他人は「悪く」取るものです。

文字(字面)から受けた印象をくつがえすのは、簡単じゃありません。

だから、「文字」だけ読まれても「誤解」されないような発言を心がけましょう。

Microsoft Teamsのメンション|使いすぎかな、くらいでちょうど良い、かも

ここまでの内容をまとめます。

Microsoft Teams には録画機能付きのビデオ会議とか、外部ユーザーの招待( Azure Active Directory によるゲスト登録)とか、いろいろな応用があります。

ただ、ひとまず「メンション」と「チャット」が使えるなら、「最低限の設定」を理解していると言えるでしょう。

あとは、絵文字( emoji )ね。

ぼくは、最初に絵文字を付ける「積極性」が、チームのパフォーマンスを向上させる、と思っているので、できるだけ新しい絵文字(パレットにない図柄)を付けるようにしています。

そんな楽し気なことからでも、徐々に機能を憶えていけば、活用法は広がっていきますからね。

最後に、ひとつだけ。

便利なメンション機能ですけれど、「たくさんメンションが入ってきてウザい」という声もあるようです。

でも、実際に使っているとわかりますけど「メンションがないコメント」に気づくのは相当、難しいですよ。

自分が所属する「一般」チャネルにコメントが入れば太字になるので、一応、見にいきます。

でも、それ以外のコメントを全部追うのは、見落としが起きがちです。

だから、発言(コメント)する側は、ちょっと使いすぎかな、くらいでちょうど良い。

ぼくは、そう思います。

気づいて欲しい、と思っているなら、積極的に使いましょう。

もちろん、しょうもないコメント全部に@ team、@channel を付ける人には「そこまでしなくて、いいんだよ」と諭(さと)してあげるべきでしょうけどね。

管理人の自己紹介
この記事を書いた人
Tohma Kandaka

神高 十真(かんだか とおま)
1974年生まれ
地方企業(メーカー)の海外営業職
貿易実務、英語などを一緒に学ぶビジタブル|busitable の中の人
通関士試験合格(3科目)、英検1級、TOEIC 900点-(計測中)、日商簿記2級、知財技能士2級など

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