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Microsoft Teams と Outlook(メール)の連携|PowerAutomate なら条件付き書き込みまで可能

Microsoft Teams と Outlook(メール)の連携|PowerAutomate なら条件付き書き込みまで可能 貿易実務・事務処理

こんにちは。

とあるメーカーで貿易実務に関わって20年超の神高(かんだか)です。

Microsoft Teams(マイクロソフト・チームズ)を使う機会が増えて、電子メール( Outlook )との二重管理に時々困ることがあるんですよ。

あなたは、同じような経験をされていませんか?

ということで、今回はアウトルックとチームズの連携について、実際に試してわかったことをお伝えします。

  • Mirosoft 365( Office 365 )E1/E3/E5
  • Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium

もし、このような法人、個人事業主向けのサブスクリプション(定期契約)があるなら、有料版のPowerAutomate(パワーオートメート)を試してみてください。

神高
神高

条件付きの自動書き込みなど、その高機能ぶりに、自由さに、きっとビックリされますよ。

Microsoft Teams と Outlook(メール)の連携|PowerAutomate なら条件付き書き込みまで可能

さっそく、PowerAutomate と Teams を連携した事例をご紹介します。

メール本文に「ビジタブル(例)」とか「故障」といった特定の文字列が入ったメッセージが届いたらフラグを付けて、すぐに Teams の特定のチャネルに「メールの件名」を飛ばしたい。

そんな希望も「 Power Automate(パワーオートメート) 」なら実現できます。

いずれのステップも「プログラミング言語」や「コード」は使っておらず、ログインしていれば表示される各種のパラメーター(変数)から選んだだけです。

この設定をしておけば、たとえば品質管理部門のクレーム担当者が「故障」という文字を見逃したくない時に Teams にも投稿する、なんて使い方ができます。

もし、あなたの Microsoft 365 に赤い丸のように「 PowerAutomate 」が表示されていなければ、すべてのアプリを表示させてみてください。

ぼくのようなプログラミングに苦手意識のある人も、ゲーム感覚でいろいろな作業を自動化させられますよ。

Microsoft Teams のチャネルは Outlook(メール)からの投稿も可能です

PowerAutomate は条件を決めて自動的にメールを振り分ける用途で使いました。

もし、シンプルに電子メール( Outlook )から Teams(チームズ)の Channel(チャネル、掲示板)に直接メッセージを書き込みたいだけなら、PowerAutomate を使う必要はありません。

各々のチャネルには独自のメールアドレスが用意されていて、そのアドレス宛にメッセージを送ると自動的に投稿されるからです。

外出先から書き込みしたいだけなら、スマホに Teams のアプリを入れておけば用は足ります。

ただ、メール本文を「転送」で Teams と共有したいとき、この「メールからの投稿機能」は便利です。

本文をコピペしてからメッセージを共有する、というひと手間が消えますからね。

PowerAutomateとOutlook(電子メール)の最も簡単な連携|上司からのメールを知らせる

Power Automateにはいくつかサンプル(テンプレート)が用意されているので、すぐにテストを始められます。

その中で最も多く使われているひな型の一つが「上司からメールを受信したらプッシュ通知を受け取る」です。

iPhone などのスマホの「プッシュ通知」(スマホでピロンと出てくるお知らせ)を使ってまで 「上司からのメール」を早く知りたい、と考えている同士が世界中にいらっしゃるんですね(笑)

Hey, Brother! How are you?

たしかに、めったに連絡が直接入ってこない上司、たとえば執行役員以上の方は本社勤務でメールが入ってくるならよほどのこと、という状況なら、設定しておけば見逃しを防ぐことができます。

あとは、クレーム対応担当なら、品質管理部からの特定のメールアドレス、とか。

逆に、メールマガジンのように毎日入ってくるメッセージに設定するとプッシュ通知だらけになってしまうので、やめておきましょう。

Microsoft Teams と Outlook(メール)の連携|まとめ

ここまでの内容を振り返っておきます。

PowerAutomate はプログラミングができないぼくのような人間でもかなり複雑なことができます。

ましてやプログラミングの素養や知識がある方なら、可能性は無限大でしょう。

たとえば……。

OpenWeathermap という天気予報を含む世界中の気象情報を提供しているサービスがあります。

そのままでも有益な情報が得られますが、このオープンウェザーマップにはAPI( Application Programming Interface )が用意されているので、特定のコードを送ると、決まった形式のデータ( JSON 形式)を返してくれる。

ぼくが自分でテストしたところ、岡山市の予想される温度、湿度を6時間おきに取得して、オンライン上のエクセル( Excel Online )にエクセルファイルを開くことなくサーバー上で書き込んでいく、なんてことまでできます。

クラウド版の Excel (有料版)は開くことなく、直接ファイル内容の更新ができる、というのが大きなポイントでしたね。

神高
神高

これを SQL でやれ、といわれると、とてもじゃないけどできません。何度、挫折したことか……。 今はその時じゃない、と一旦、諦めました。

たとえば、JSON(ジャバスクリプトで使われる整理されたデータ)の見出しとデータを一致されていくだけで自動更新されるデータ(エクセルでいうテーブル)を用意できますから、あとは同じく Office に含まれる Power BI でビジュアル化する、なんてのはとてもわかりやすいツールだけでできます。

つまり、シンプルな IoT(アイオーティー)なら、PowerAutomate だけで実現できてしまうのです。

……とまあ、本業とは関係のない、完全な趣味ですけどね。

何か成果物ができたら、ここ「ビジタブル」でもその過程を紹介していきたい。

みなさん、お忙しいでしょうから(笑)

プライベートで Slack もやってますので、貿易実務に限らず、ちょっと立ち入った話をしたいのであればメールをください。登録させていただきます。

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