こんにちは。
とあるメーカーで貿易実務に関わって20年超の神高（かんだか）です。
Microsoft Teams（マイクロソフトのチームズ）、使いこなしたいけど最初の設定からよくわからなくて……
なんて困っていませんか？
実は、ぼくも同じでした。
社内のシステム管理担当者の手ほどきにより導入はできたものの、「一般」と表示されているだけで使い方がよくわからない。
しばらく、１，２通、同僚にメッセージを送っただけ、なんて状態でした。
それが今では、Teams 標準では表示されない追加の絵文字（ Emoji ）を使って、くだけたコミュニケーションまでできるようになりました。
同じような経験をされている方のために、「Teams いちユーザー」として「最初に設定するべき５つのポイント」をお伝えします。
安心してください。
今回の「5つのステップ」はマイクロソフトの公式見解に基づいています。
Microsoft Teamsを使いこなすポイント5つ｜最低限の設定とは？
最初に何をして良いか混乱する最大の理由は、アプリ上で使われる「チーム」の「本当の意味」をつかみにくいことでしょう。
Microsoft Teams の「チーム」は、たとえるなら「部屋」です。
「部屋（チーム – team ）」をつくり、さらに中に「部屋の区切り、パーティション（チャネル – channel ）」を設置する、そんなイメージを持っておいてください。
自分が率先して部屋（チーム）を創ってみると、仕組みに早く慣れることができます。
チームを作成してユーザーをチームに追加する【ステップ１】
Microsoft Teams に参加する人は誰でも「チーム（部屋）」を創れます。
会社から指示された「チーム」だけでなく、ぜひ自分でも一つ、創ってみましょう。
いつでも、消せます。
名前は何でもかまいません。
「貿易実務チーム」とか「海外調達チーム」とか、そんな名前で大丈夫です。
そのあと、社内の関係者を「招待」します。
具体的にはメールアドレスで「部屋に入れる人」を決めていく感じですね。
「招待」された人は「チーム（部屋）」内で自由に情報発信できるようになります。
ちなみに、「チーム」をつくったら最低2名を招待してから次のステップに進みましょう。
Microsoft Teams の一番おいしいところを体験したければ、2名ではなく3名以上です。
チームを整理するためのチャネルを追加する【ステップ２】
チームをつくると「一般」と書かれたフォルダ（ディレクトリ）のようなものが左側に表示されているはずです。
slack（スラック）でいうところの「 general 」ですね
そのフォルダのようなものは「チャネル」と呼ばれ、部屋（チーム）内の区切り（パーティション）のような役目をします。
「一般」チャネルだけでも運用できますが、全部の発言（書き込み）を「一般」チャネルで行うと後で履歴を追うにしても大変なんです。
たとえば、ですよ。
- 緊急会議のお知らせ
- 新しい派遣社員さんの自己紹介
- 社員食堂にスペシャルメニュー登場！
- 忘年会の会費の収支報告
- 年末の大掃除に向けて準備するものリスト
部署内で共有されるこんな情報が雑然と並んでいたら、あとから見なおすのも検索するのも大変。
ですから「チャネル」を創って、あらかじめ出てきそうな情報を「整理」しておくのです。
ちなみに、最低限、以下のようなチャネルを用意すると参加者も発言しやすくなります。
- 一般（初めからあるチャネル）ー忘年会会費の収支報告、等
- 雑談（仕事と直接関係ない、かもしれない話）ー社員食堂のメニュー、等
- 自己紹介（近況などをチームで最初に共有）ー派遣社員さんの自己紹介、等
- 情報共有（チーム全員が知っておくべき情報）－緊急会議のお知らせ、等
- プロジェクト１（具体的なプロジェクト名）ー大掃除プロジェクト 2020
- プロジェクト２（具体的なプロジェクト名）ー（別に何でも良いです）
- ……（いくつでも）
「プロジェクト」といっても、何も大それたものを掲げる必要はありません。
「年末の大掃除」「事務所の引っ越し」「新カタログ作成 PJT」等々、そんなレベルでOKです。
チャネルで新しい会話を開始する【ステップ３】
「チャネル」内でメッセージを入力して「紙飛行機のようなボタン」を押すと、会話が始まります。
チャネル内は「記録が自動で残る会話」ですから、テスト的に発言しましょう。
ただし、「発言」である以上、公序良俗に反する内容をつぶやいてはいけません。
はじめは「神高から最初のメッセージです。○○さん、△△さん、読めますか？」程度です。
その後、○○さん、△△さんにきちんと表示されているか、確認してもらいましょう。
スマホアプリでもパソコンでも、全く同じ内容が表示されているはずです。
他のユーザーと 1 対 1 でチャットする【ステップ４】
二人だけで会話をしたいときは、「チャット」機能を使います。
「チャット」から「新しいチャット」の順に選択し、検索窓に「○○さん」の名前、あるいはメールアドレスを入れてみましょう。
「○○さん」と「△△さん」のアイコンが表示されるはずなので、その中から選んでください。
「チャネル」同様、「紙飛行機のような▷ボタン」を押すと相手にダイレクトメッセージが届きます。
ファイルをタブに変換してすぐにアクセスできるようにする【ステップ５】
Microsoft Teams はクラウドサービスなので、ワードやエクセル、PDF などのファイルをサーバー上で共有できます。
メッセージを入れる欄（四角い枠）の下にクリップ（📎）の絵がありますよね？
そこを押すと、パソコンの中にあるファイルを選べるようになります。
テスト的に、無難なファイルを一つ、「デスクトップ」なり「ダウンロード」なりから選んで共有してみましょう。
以降、チャネルの上部にファイルが表示されるようになりますから、「チャネル」内で共同作業するのがとても楽になります。
電子メールでもできますけれど、送った日付や時刻によって何パターンもあったりすれば、似たような別ファイルを開いているかも知れません。
その点、チームズであれば誤解を避けられます。
「絵文字」と「メンション」が使えたら、初級は卒業です
ここまでの内容をまとめておきましょう。
MS Teamsを使いこなすポイント5つ｜最低限の設定とは？
Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）はリモートワークのかなめ（中心）となるアプリ。
Microsoft Teams は、同じ会社の中で同じメールアカウント（＠ほげほげ.co.jp）を使う者同士の情報共有を飛躍的に改善します。
標準仕様では「ナントカ＠ほげほげ.co.jp」以外の人はアクセスできませんからね。
また、 Azure Active Directory（アジュールアクティブディレクトリ）機能を使えば、外部の人も「ゲスト」として招待できます（必要なら、システム管理者に相談してみましょう）。
電子メールは基本が「 closed（クローズド） 」、つまり組織内でも他人に読まれないことが前提です。
一方、Teams や Slack は組織内の人には「 open（オープン） 」、同じ組織の人には情報を共有しましょう、というコンセプトで全てが設計されています。
だから「チーム」をつくり「チャネル」を設定すれば、社内のコミュニケーションが変わります。
あとは「メンション」と「絵文字（ emoji ）」が使えたら、初級は卒業です。
特に「メンション」は宛名ではなく、気づいてもらい易くなる機能だ、と理解した上で活用すれば、意思疎通がたいへんスムーズになります。
会社から支給されたスマホがあるなら、是非、アプリも試してみましょう。
シンプルだけど、本当に使える「ツール」であることがわかりますよ。
