こんにちは。
とあるメーカーで貿易実務に関わって20年超の神高（かんだか）です。
今回は、仕事で使っているパソコンと電子メールの悩みについてお話しましょう。
勤務先のメールサーバーは Microsoft Exchange（マイクロソフト エクスチェンジ）。
最近「上限の 50 GB（50ギガバイト）に近づいた」と警告が出るようになり、動作も不安定なんですよね。
そこで個人のパソコン同様「サーバーにメッセージのコピーを残す」期間（日数）を変更して対処しようとしました。
しかし！
Outlook （アウトルック）のアプリ版（オンプレミス版）をいくらいじっても「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定が見つからない。
おかしい。
Chrome や Edge などのブラウザで使う Outlook （ Outlook on the web ）にも特に調整する機能はなさそうだし……。
なんて右往左往して、数時間を無駄にしました。
あなたが同じ問題で時間を浪費することがないように、その「答え」と「対処法」をお伝えします。
Outlookで「サーバーにメッセージのコピーを残す」が表示されない時の対処法
結局、原因は「メールサーバー（ MS Exchange ）」側の設定にありました。
メールを受信する方式は、主に３つあります。
- POP3 ：サーバーからメールをダウンロードします。（一定期間、写しをサーバーに残せます）
- IMAP4：メールサーバーにメールのコピーを残します。
- MAPI：マイクロソフトの独自規格 – Messaging Application Programming Interface
そして、弊社のメールサーバーは Microsoft Exchange Plan 1 の「 MAPI 」設定でした。
ですから、昔からなじんでいる POP3 の要領でいくらメールをローカルに落とそうがサーバーの容量は空きません。
もちろん、MAPI は POP3 より新しい規格なので、良いことも沢山あります。
- 「予定表」「連絡先」などと「メール」とをコラボ（同期）できる
- 複数端末で同時に利用しやすい（スマホ全盛の時代には必須）
- サーバーにメールが残るので、パソコンや端末の不調でメールが無くならない
- サーバーにメールが残るので、少ないディスク容量のパソコンでも使いやすい
いわゆる「 API 」なので、他のソフトとの連携がしやすいのは大きなメリットです。
とはいえ、「 50 GB 」の天井は近い。
システム管理者に相談しても、メールを消してください、と言うだけ。
メルマガやつまらないメッセージをいくら消そうが、一向にサーバーの残容量が改善される様子はない。
そんなとき、我々はどうするべきなのでしょうか。
一番最初に試すのは「削除済みアイテム」を空にすること｜Outlook on the web でも可
まず最初に試すべきは、「削除済みアイテム」を空にすることです。
昔、マッキントッシュ（ Apple ）のデスクトップにあるプクッと膨れる「ゴミ箱」が発明されて以来、Trash Can は「再びあさる」ために用意されています。
とはいえ、あさらないですよね。
「読まない本はずっと読まない」のと同じです。
ならば、ゴミ箱の中を空にしてしまいましょう。
ゴミ箱の中もサーバーと「同期」するのでキレイになります。
数年分のゴミがたまっていれば、数メガから数ギガの容量が生まれるかも知れません。
Outlook のフォルダごと、OneDrive にメッセージを保存する方法はないものか……
ゴミ箱の整理で落ち着けば、当面は使い続けられますけれど、いずれ同じ問題が発生します。
ならば、Outlook のフォルダごと OneDrive（ワンドライブ） に持っていって保存する方法はないだろうか。
ずっとずっと調べていました。
しかし、ついに解決法は見つからず。
「アカウント設定」の「データファイル」をうまく使えば、バックアップを取りながら OneDrive にメールのデータを避難できそうなんですけどね。
残念です。
Teams 含めてマイクロソフトの製品を使う機会が増えているので、引き続き、ソリューションを探してみましょう。
添付ファイルを OneDrive に保管する設定はすぐにできます
ここまでの内容を整理しておきます。
データ容量が大きいのは、たいていの場合、添付ファイルです。
たとえば Microsoft Power Automate （旧 Microsoft Flow ）に「Office 365 のメールの添付ファイルを OneDrive for Business に保存する」テンプレートがあるので、これを活用すれば、あるいは……。
ということで、テストを続けていきます。
「こうすれば簡単に Exchange Online の 50 GB 問題は解決するよ」という情報をお持ちの方がいらっしゃったら、ぜひ教えてください。
このブログのココを読んでみよう、でも結構です。
よろしくお願いいたします。
