Arrival Noticeの受け取り:紛失予防のシンプルな方法とは?

オフィス用ファックス貿易実務・事務処理

こんにちは。

とあるメーカーで貿易実務に就いて20年超の神高(かんだか)です。

貿易実務の中で使われる「アライバルノーティス( Arrival Notice )」という書類をご存じですか?

アライバルノーティスとは、船会社が船荷証券に書かれた通知先( Notify Party、ノーティファイパーティー)に通知する「本船(貨物を積んだ船)の入港予定と貨物の明細」を伝えるための書類のことです。

貨物が輸入港に到着する数日前に発行される書類で、通常は「電子メール( e-mail )」や「 FAX(ファックス)」で届きます。

通常、「輸出の仕事」では目にすることがないので、なじみのない方がいらっしゃるかも知れません。

でも、貿易の周辺で仕事をしているのであれば名前だけでも知っておきましょう。

輸入の手続きは、これらの一連の流れの中で「 Arrival Notice 」をいかに確実に受け取るか、というのが、非常に重要になってきます。

神高
神高

まずは、「 Arrival Notice 」が何なのか、から一緒にみておきましょう。

ちなみに、一般的に、「輸出」よりも「輸入」の方が手間がかかります。

売買契約後も、たとえば船積の前後で以下のような手続きがあります。

輸出の時よりも手順が複雑、金銭的なやり取りも多く、財務部門などを巻き込んだ社内処理が増えます。

「 Arrival Notice(アライバルノーティス) 」の紛失を予防するシンプルな方法とは?

まずは、アライバルノーティス( Arrival Notice )を日本語でどう呼ぶのか。

  • 入荷通知(にゅうかつうち)
  • 着荷通知(ちゃくにつうち)

などと、特に定まった訳がないこの書類、「アライバルノーティス(アライバルノウティス)」というカタカナの表現も通用しています。

もともとの英語の響きから、貨物が到着することを知らせるものである、ということは想像できるでしょう。

しかし、この書類は単なる「納入案内」ではありません。

香港のコンテナ会社、「 OOCL 」が掲載している Arrival Notice の例で、記載内容を確認しましょう。

B/L(船荷証券) にも記載される内容、たとえば

  • SHIPPER(シッパー、輸出者)
  • CONSIGNEE(コンサイニー、荷受人、輸入者)
  • NOTIFY PARTY (ノーティファイパーティー、通知先)

が記載されています。

また、本船(貨物を積んだ船)の動静(到着日などの情報)が記載され、さらに仕向地(しむけち、貨物の目的地)に到着したあと、スムーズに引き取りが行われるための情報(貨物の引き取り場所の詳細など)も記載されています。

Arrival Notice が FAX で届くときは注意しましょう

今は電子化された「 Arrival Notice 」も広く使われています。

しかし、特にメールアドレスの登録などをしていなければ、この書類はいまだに FAX で届きます。

そして、その FAX の宛先は「 NOTIFY PARTY 」に書かれた組織や人となります。

したがい、「 SAME AS CONSIGNEE 」(荷受人と同じ)などと書いていれば、指示通り、CONSIGNEE(荷受人)の欄に書かれた場所(一般的には、買主の本社になる)にFAXで届きます。

ただ、これは、「 ARRIVAL NOTICE 」が「迷子」になる一つの要因なので、おすすめできません。

きちんと「 ARRIVAL NOTICE 」欄には輸入にかかわる部署、また2か所書けるタイプの B/L であれば、乙仲業者や仲介業者などの情報も含んでおいた方が安全です。

「 ARRIVAL NOTICE(アライバルノーティス) 」が届いたらすぐに乙仲業者へ相談を

ガントリークレーン

輸出の業務に携わっているなら、普段、お世話になっている乙仲業者がありますよね?

もし、この「 ARRIVAL NOTICE 」が届き、次にどう動くか迷ったら、すぐにいつも取引している乙仲業者に問い合わせ、相談することをおすすめします。

一日でも、一時間でも早く、です。

また、万が一、あなたが記載された貨物の輸入担当者でないなら、社内の適切な担当者(資材、海外工場管理部門など)にすぐに渡してください。

実は、これも非常に重要なポイントとなります。

というのも、この「 ARRIVAL NOTICE 」が届くのは、大抵、日本の仕向地にあと数日で到着するタイミングだからです。

貨物が到着すれば、すぐに輸入申告の作業にかからねばなりません。

少なくとも、コンテナから貨物を搬出して、コンテナを船会社に返却する必要があります。

一定の猶予期間(フリータイム、free time )を超えると、デマレージ( Demurrage)というコンテナの延滞料がかかります。

この延滞料は決して小さな金額ではなく、輸入取引自体が無意味になるほど大きな金額になるリスクがあります。

そのために、「 ARRIVAL NOTICE 」が届き次第、準備にかかるべきです。

輸入用の船積み書類が揃ってなければ、このタイミングで SHIPPER (輸出者)に依頼しなければ手遅れになりかねません。

とにかく、自分が所属する部署宛てではない、よくわからない Arrival Notice (アライバルノーティス)が届いたら、急いで動きましょう。

メール化、電子化された ARRIVAL NOTICE を試したい|ONE の事例

カタール航空の貨物専用機

近年、大手のコンテナ輸送会社は「 ARRIVAL NOTICE 」の電子化にも取り組んでいます。

専用のシステムを持つ会社もあるし、自動化、あるいは人力(じんりき)で電子メール対応してくれているところもあります。

船会社が毎回変わるようなケースはいずれにしても管理が面倒です。

でも、使用する船会社(ふながいしゃ、運送者)が数社に決まっているのであれば、それらのシステムに使用者登録するなどして依頼したいところです。

たとえば、日本の大手船会社 ONE( OCEAN NETWORK EXPRESS )は、このようなページを用意してくれています。

つまり、「 NOTIFY PARTY 」欄に e-mail アドレスを記載しておれば、メールで連絡してくれます。

これなら、次に発行される B/L から手軽に始められます。

輸入に関係するチームで共通のメールアドレスを作り、それを「 NOTIFY PARTY 」に記載しておきさえすれば良いのですから。

これで、「 ARRIVAL NOTICE 」未着の悪夢から、かなり解放されるでしょう。

また、極力、船積み直後、「 SHIPPER 」から B/L の写しがメールやFAXで届いたタイミングで、B/L NO. をその船会社のホームページにある「 CARGO TRACKING 」システムを使って、一度、貨物の所在地を検索しておくこともおすすめします。

クロネコヤマトの「荷物お問い合わせシステム」のような方法で、貨物の所在をグローバルに追えます。

登録されてなければ何か問題が生じている可能性があるので、「 SHIPPER 」に再確認します。

一般的に輸出よりも輸入の方が難しい|輸入者への思いやり

今回の内容を簡単におさらいしておきましょう。

正直、ぼくも輸出の仕事が主なので、輸入を扱うときは感覚をつかむのに苦労します。

たとえば、ケースマーク(シッピングマーク)や員数(いんずう、貨物の数)と書類の一致など、「輸入者」の立場になってみると、「輸出者」の配慮の少なさについ、イライラしてしまう場面も。

しかし、それは自分が「輸出者」の時も同じです。

「輸出者」と「輸入者」は利害が一致しています。

ある意味、「仲間」「同士」といっても良いでしょう。

一般的に、確実な貨物の引き渡しと支払いを、双方とも履行したいのですから。

「輸出者」側から「輸入者」を思いやる、想像する、ということが大切になります。

 

神高
神高

おしなべて、輸出よりも輸入の方が難しいのです。

たとえば、海外旅行から帰国したとき、税関職員はどのように対応しますか?

入国時は税関職員のチェックの目は厳しく、輸入消費税や関税の扱い、たばこや酒の非課税枠にも注意せねばなりません。

出国時と比較すれば、かなり厳しいですよね。

 

ここまで読んでいただいた方の多くは、「輸出」がメインのお仕事かも知れません。

でも、「輸入者」側の仕事を理解し、少しでもサポートできるような工夫が、長期的な信頼関係を築きます。

 

……と、まるで全て理解しているかのような書き方をしてきましたが、ぼくだって同じです。

自分が輸出の仕事をする際にも、「輸入者」の立場になり、十分な配慮をしていかねば、とあらためて気持ちを引き締めているところです。

最後に。

もし、あなたが貿易実務に関わって日が浅いのであれば、こちらを読んで帰ってください。

きっとお役に立てます。

管理人の自己紹介
この記事を書いた人
Tohma Kandaka

神高 十真(かんだか とおま)
1974年9月生まれ
地方企業(メーカー)の海外営業職
貿易実務、英語などを一緒に学ぶビジタブル|busitable の中の人
通関士試験合格(3科目)、英検1級、TOEIC 900点-(計測中)、日商簿記2級、知財技能士2級など

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