こんにちは。
とあるメーカーで貿易実務に関わって20年超の神高（かんだか）です。
コロナ問題で出張が規制されてしまい、取引先（客先、購買先）とオンライン会議をする機会、増えていませんか？
しかし、自治体、企業の中には、セキュリティ上の都合で Zoom の利用に慎重になっているところもある。
となると、マイクロソフト・チームズ（ Microsoft Teams ）を使うことになります。
実際、裁判所も Microsoft Teams を導入したくらいでしてね。
今、もっとも信頼できる（何かあれば、すぐに対策がなされる）サービスといえるでしょう。
ぼくの勤め先にも Microsoft Teams が試験的に導入されたので、日々、トライアンドエラーを繰り返しています。
今回は、いろいろ試している中で、「この手順なら社外の人とすぐにオンライン会議を始められるゾ」と思えた手順があるのでご紹介します。
Microsoft Teamsで社外の人とオンライン会議を始める方法｜９つの手順
Microsoft Teamsで社外の人とオンライン会議を始める方法について、「9つの手順」にわけました。
個人で契約している「 Teams 」のスクショ（パソコンの画面）も参考にしてください。
- 適当な「チーム」のチャネル（一般など）を開く
- チャットの下にある□◁（ビデオカメラのような）マークを開く
- 「今すぐ会議」ボタンを押す
- 人が前後に並んだ「ユーザー」マークを押す（下の写真）
- 「他のユーザーを招待」の右にあるクサリ（🔗）のマークをコピーする
- 呼びたい相手宛てのメールを下書きする
- 簡単に「オンライン会議に呼びたい旨」「理由」「リンク先の紹介」を書く
- メール本文に「リンク」のコピーを貼り（コピペ、Ctrl + V）送信する
- 参加して欲しい人に電話をかけて、リンクを開いてもらう
「システム管理者に頼んで Azure Active Directory にゲスト登録して……」なんて手順は踏まずに、すぐに社外との打ち合わせにトライできます。
もし、信頼できる取引先があれば、さっそくメール送信してミーティングを始めてみてください。
初めての大切な電話会議がぶっつけ本番では、心もとないですからね。
万が一、そんな取引先がないなら、自分の gmail （ Google のメールサービス）やスマホのメールアドレスに送ってみましょう。
スマホで開くなら、アプリがあれば便利です。
また、パソコンで開くなら、とりあえずブラウザ（ Chrome など）を使いましょう。
Microsoft Teamsで社外の人とオンライン会議を始める方法とは？｜取引先はアカウント不要
Microsoft Teams （マイクロソフト・チームズ）経由でメッセージを送ると、なかなか開いてもらえません。
というのも、自動で送られる電子メールは、本文の見た目が「フィッシング詐欺」そっくりだからです。
というか、詐欺グループが「 Microsoft 365 ( Office 365 )」に似せているだけなんですけどね。
お客さんも、クレジットカードの情報をパソコンから抜かれるわけにはいきませんから、慎重になるのも当然です。
できるだけ、自分の普段のメールに近い体裁でリンクを送り、さらに電話も入れておきましょう。
「迷惑メールみたいなメッセージが届いたと思いますけれど、怪しいものじゃないので開いてみてください」とかね。
その時、メールのアドレスは「 test 」とか「 hello! 」にしないでください。
高い確率で、「迷惑メールフォルダ」おくりにされてしまいます。
Microsoft Teams は今日も更新・改善され続けているので、細かい点は変わるかも
Microsoft Teams はクラウドサービス（プログラムの本体がサーバー側にある）なので、日々、改善・更新が続けられています。
そのことは、ぜひ知っておいてください。
ですから、今日、使えた手順が明日は使えないかも知れない。
古い情報を見るとできそうなことが、今のシステムではできない、ということは普通に起こります。
この会議招待の仕組みも、細かい手順は変わっていくと予想しています。
マイクロソフトのアカウント（登録）が無い人を呼ぶ方法、ですからね。
無料のユーザーに機能制限を設けるのは、ケチだからとは限りません。
セキュリティ確保が問題なのです。
たとえば、Azure Active Directory にゲスト登録されていないユーザーや無料版の Teams を使う人への機能制限とか、そういった細かい調整の導入は、これからも検討されるでしょう。
最初にお伝えした通り、日本の裁判所も業務改善に Teams を導入したくらいですからね。
悪いハッカーは常に情報を盗もうとし、マイクロソフトは利用者に心配をかけないように「便利」で「安全」という相反する二つのベネフィット（顧客満足）を届けようとしてくれています。
マイクロソフトとしても、セキュリティは常に改善していかねばならない。
そのためには、我々ユーザー（使う側）も変化に慣れていくことが求められています。
Microsoft Teamsで社外の人とオンライン会議を始める方法｜まとめ
ここまでの内容をまとめます。
この他にも、Teams で最初に押さえておいた方が良い基本的な機能などは別記事にまとめているので、興味のある方は併せてどうぞ。
それにしても、Microsoft Teams を使ってみて、その「音声のクリアさ」に驚きませんでしたか？
2000年代のスカイプ（ Skype ）のようなイメージでいたら、ビックリ仰天。
ため息、感嘆。
そんな呼吸さえ拾えているんじゃないか、というくらい、音声がくっきりと伝わります。
ですから、ひんぱんに電話をする取引先がいるなら、一度、この Teams によるオンライン会議を試してみましょう。
そして、システム管理者と相談して、Azure Active DIrectory に「ゲスト」として登録してもらうのです。
まるで社内の「有料会員」のように、いつでも会議ができる環境が整いますのでね。
乙仲業者、倉庫、工場の担当者と組んで「○○輸出チーム」なんてのを一度作っておけば、情報共有は一気に進みそうです。
仕事で触っているとはいえ、Microsoft Teams は新しい時代の到来を感じさせてくれますね。
