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Microsoft Teams でアンケートや投票を使えるの、知ってましたか?|社内勉強会のレビューに最適

Microsoft Teams でアンケートや投票を使えるの、知ってましたか?|社内勉強会のレビューに最適貿易実務・事務処理

こんにちは。

とあるメーカーで働きながら Microsoft Teams を使っている神高(かんだか)です。

Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)でアンケートや投票が簡単に使えるの、ご存じでしたか?

実をいうと、ぼくもネットの検索で偶然、使い方を知って試しただけなんですけどね(笑)。

Microsoft 365 ( ex. Office 365 )に含まれている Microsoft Forms(マイクロソフト) というクラウドアプリを使います。

会議中に簡単な投票ができますし、ミーティングが終わったら内容についての感想やもっと聞きたかったポイントなど、フィードバックを集めることもできます。

しかも、自動集計で同時にグラフ化までしてくれるんですよ。

社内の勉強会で便利に使えるアンケートや投票機能が標準で用意されていることに気づいて横展開しました。

個人で契約している Microsoft Business Basic(旧 Office 365 Business Essentials )の画面を紹介していきます。

社内で使っている Office 365 (マイクロソフトのクラウド、名前が Microsoft 365 に変わってややこしい (^^;)があるなら、少人数の有志で試してみてください。

マイクロソフトの公式サイト( Forms のオンラインマニュアル)はこちらです。

翻訳に、ちょっとクセがあります。

アンケートを行うにあたり、最初のテストは大げさなものじゃなくていいでしょう。

とりあえず、3名集められるなら、実験はできます。

  • 先週の「仕事で嬉しかったこと」を同期の他部署メンバーと打ち合わせる
  • ほかの営業拠点メンバーを朝のミーティングにゲストで招待して意見をもらう
  • 社員食堂のメニュー改善について、ブレストをする

こんな話題で5分程度のテストをし、アンケートを取れば、次は定例の部門会議に導入する、なんて具合に広げていけます。

絵文字をどんどん使いながら、リラックスした雰囲気の中でプリテストしてみると、いろいろと活用法のアイデアも集まってくるでしょう

慣れていけば、 お客様向けのオンラインセミナー、いわゆるウェビナー(Webinar、ウェブのセミナー)でも、便利に使えます。

Microsoft Teams でアンケートや投票を使えるの、知ってましたか?|社内勉強会のレビューに最適

社内の勉強会に Microsoft Teams を使っているのであれば、以下の二つのソフト(クラウド、つまりサーバー上で動きます)を導入してみてください。

  • Microsoft Forms (フォームス、アンケートや投票を簡単に行えるアプリ)
  • Mirrosoft Stream(ストリーム、オンライン会議を録画して共有できるアプリ)
神高
神高

企業向けのサブスク(月ぎめ契約)には最初から入ってますけれど、システム管理者がうるさい(厳しい)のであれば、事前に相談しておきましょう。

ここまで準備できたら、すぐに Microsoft Teams で「有意義な社内勉強会」を開催できます。

ただ「勤務時間中、オフィス内で勉強する会」といっても、学生時代の授業がそうであったようにドラマや映画のようなドラマチックな展開にはなりませんよね?

「半沢直樹」や「踊る大捜査線」のような、見せ場で盛り上がるミーティングはまれ。

日々の仕事の延長ですから、淡々と進むはずです。

Microsoft Teams を使った社内勉強会の事例:Microsoft Forms によるフィードバック

ぼくは海外営業の一員なので、営業部門でたとえを出しましょうか。

BtoB(会社同士の取引)を前提とした営業の講習や情報共有であれば、たとえば特定のお客様について掘り下げて、以下のような内容が営業担当者から紹介されることでしょう。

  • 現在の商品、サービス別売り上げ構成
  • どのような点が評価されているのか
  • 最近のクレーム事例
  • 今後の関係づくりをどうするのか、

営業担当者であれば「ごくごく、当たり前のこと」を隣の同僚や直属ではない上司は案外、知らないものです。

そして、話題を提供する中で、意外な共通点や相違点が見つかることもあります。

この勉強会の途中や最後で、Microsoft Forms が使ってアンケートが取れるなら、会議の途中で投票を集計したり、後日、勉強会の内容について視聴者(この場合は、おそらく同じ営業に属する部員や他部署の上司などでしょう)からのリアクションをもらったりできます。

また、Teams(チームス) で会議をすると同時録画もできます。

上司が理解を示してくれるなら、議事録までも省けます。

Microsoft Steams で録画しておけば、引継ぎ資料や社員教育の教材としても使える

議事録を省ける、ということは、大切な情報はすでに含まれている、ということ。

先ほどの勉強会資料を Microsoft Stream で「録画」しておけば、

  • 仕事の引継ぎ(ひきつぎ)資料
  • 新入社員や転職による途中入社の社員への教育資料

にも使える、特製の生きた教材ができあがります。

Teams が無ければ、せいぜいパワーポイントや議事録を共有するのが精いっぱいでしょう。

しかし、Teams に統合されたサービスのおかげで、応用範囲の広い「社内資料」が簡単に出来上がります。

ちなみに、Teams もついに背景に「自分で用意した画像」や「ぼかし」を入れられるようになったので、ノイズ(余計な情報)は減らせます。

Microsoft Forms は Google Form(グーグルフォーム)とよく似た機能

Microsoft Forms を見た時、「これ、Google Form にも似ているな」と思いました。

もし、まだ Microsoft Forms を使ったことがないのであれば、「 社内向けの Google Form 」とご理解ください。

あるいは、楽天や Amazon の商品購入ページみたいな感じ、といえばおわかりいただけるでしょうか。

ただ、ちょっと違うのは、デフォルト(初期設定)が「社内向け」「組織向け」だということ。

ナントカ@kandaka.co.jp という集団ならば、基本的に @kandaka.co.jp でログインした状態ならば閲覧できます。

特に、今のところ(2020年7月5日現在)、Steam(動画) は Teams の「ゲストユーザー」であっても視聴できない仕様となっています。

神高
神高

いろいろ調べたんですけど、やっぱり社外との共有はできないみたい。

どうしても必要なら、一度ダウンロードしてから Dropbox などでの共有でしょうね。

社内の人間(マイクロソフト流の翻訳ならば「同僚」)のみに共有されるのが標準仕様、というのは、ある意味で安心です。

セキュリティが確保されれば、いずれ外部とシェアする機能も提供されるとは予想しますけれど、アプリの成り立ちからすれば、よりセキュア(安全志向)なのは好印象ですからね。

Microsoft Teams でアンケートや投票をすると、意外な事実がわかります|まとめ

ビジタブル

ここまでの内容をまとめます。

人間、勝手なもので、アンケートを取ると、予想外の反応に驚きます。

  • 「○○の話題は、もっと掘り下げて話を聞きたかった」
  • 「ここは分かりやすかったけど、それ以外は細かすぎて意味が理解できなかった」

といった意見が寄せられます。

Forms のまとめたレポートには、あなたが想定したものとはまったく違う内容が並んでいることでしょう。

社内で勉強会を開いたなら、たとえば以下のような内容を聞いてみると、参考になります。

  1. 今回の○○に関する勉強会はわかりやすかったですか?(4段階評価)
  2. あなたの普段の仕事に役立つ内容でしたか?(4段階評価)
  3. 発表時間(一人15分)は適当でしたか?(3段階評価)
  4. 今回の発表内容に、もっと聞いてみたい事項はありましたか?(自由記入)
  5. 次回、勉強会のテーマがあれば、ご提案ください。(選択式&自由記入)

Microsoft Forms は4段階評価(良い、比較的良い、比較的悪い、悪い)といった集計を簡単に取れます。

また、自由記入の欄を設けることもできますし、複数回答可の選択ボタンを付けることもできます。

選択式の答えやすい質問から「ほぐし」ていけば、ホンネも書いてもらい易くなるでしょう。

どんな規模の組織であっても、チームとして情報共有が進みますし、お互いの学びにつなげることもできます。

日々の仕事は「スーパースター」ではなく、「ありふれた人」が集まって行っていますよね。

でも、お互いの良さや得意分野を持ち寄れるなら、日本の会社組織はもっと強くなれると思うんです。

日常的な「情報共有」なんて、正直、ほとんどできてない。

そうじゃないですか?

白状するなら、同僚や部下の「細かい日常の仕事」なんて、詳しくはわかってないですもん(笑)。

それだけに、Microsoft Teams は、ごく普通の集団が大きな力を得る可能性を秘めていると感じます。

コロナ禍で Microsoft Teams が導入されたのであれば、最初は少人数でも構わないので、ちょっと仲間と「遊んで」みませんか?

管理人の自己紹介
この記事を書いた人
Tohma Kandaka

神高 十真(かんだか とおま)
1974年9月生まれ
地方企業(メーカー)の海外営業職
貿易実務、英語などを一緒に学ぶビジタブル|busitable の中の人
通関士試験合格(3科目)、英検1級、TOEIC 900点-(計測中)、日商簿記2級、知財技能士2級など

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